Ontdek hoe je met structuur je zakelijke doelen sneller behaalt. Structuur helpt niet alleen om beter overzicht te houden op je takenlijst. Het zorgt er ook voor dat je minder stress ervaart, bewuster bent van wat je allemaal wel hebt gedaan en waar je trots op mag zijn. En, niet geheel onbelangrijk, je hebt een stuk meer plezier in het werken aan je doelen.
Altijd druk of onderweg
Ben jij zo’n ondernemer die altijd genoeg te doen heeft. Kan je daardoor enorm druk zijn met het druk zijn? Oftewel, je bent wel bezig, maar niet persé met de dingen die je zou moeten doen. Die dingen die het meest effectief zijn. Zoals klanten contact onderhouden. Je hebt vast wel 100 andere dingen die je nu ook kan doen en waar jouw klanten ook blij van worden. Taken waar je zelfs voor betaald wordt. Dus waarom zit je nu een blog lezen, zonder zicht op direct meer inkomsten hieruit? Het is net zo’n eeuwige draaikolk in je hoofd, als je dit nu doet dan kun je dadelijk dat ook en dan… Pfff erg vermoeiend.
Of heb je een enorme to-do lijst die vandaag helemaal af moet? En je weet dat het nooit gaat lukken. Dus geen tijd te verspillen. Nu direct beginnen. Gewoon bovenaan en doorbuffelen. Na 1,5 uur merk je dat je een droge keel hebt, maar geen tijd voor drinken. Een uur later moet je eigenlijk naar de wc, maar dat houd je nog even op. Rond 13:00 uur begint je maag te rommelen en omdat je toch niets te eten hebt, geen tijd gemaakt voor boodschappen, ga je stug verder. Inmiddels begint je stemming er ook onder te leiden. Er loopt iemand het kantoor binnen en je kijkt ze direct de deur weer uit. ‘Kunnen ze dan ook geen rekening houden met mijn volle agenda?’ denkt je hoofd. Rond 3 uur heb je het helemaal gehad, je moet echt naar het toilet, gooit direct 2 glazen water naar binnen en grijpt een stuk fruit. Dat dan nog net wel. En een uur later ben je volledig uitgeput, chagrijnig, hongerig, heb je alleen nog zin in een lange vakantie en ga je zonder iets te zeggen naar huis waar je het liefst met een diepvries pizza en een bak ijs op de bank ploft. Een klein stemmetje zegt: ‘Dit houd je zo niet vol.’
Maar hoe dan wel …
Nou, om te beginnen door een overzicht te maken. Een overzicht waarop duidelijk staat wat je doet, de leuke en de minder leuke dingen. Geen dingen als theezetten ofzo. Nee, de dingen die ertoe doen. Dus bijvoorbeeld; klanten opvolgen, administratie, mailbox bijwerken, product leveren, verkoopfacturen sturen, mijn salaris uitbetalen. etc. Alleen het maken van dit overzicht geeft je al rust en inzicht in waar je nou precies mee bezig bent. Zet er ook bij of je het leuk vindt en dus wilt blijven doen. En misschien vaker. En soms is minder vaak ook oké.
Natuurlijk zijn er ook dingen die je niet wilt doen, maar moet. Dat hoort erbij, zegt men. Ik denk dat dat gedeeltelijk waar is. Als ik het niet leuk vind, wil ik het nooit meer doen, schrappen uit mijn bedrijf. Helaas kan dat bij sommige dingen niet. Mijn mailbox is nu eenmaal voor mij de beste manier om contact te hebben met de klant. Dus dat ‘moet’ gedaan worden. Maar, ‘moet’ ik dat doen? Of kan ik het uitbesteden? En aan wie dan? Kan ik dat ook betalen? Als het nu te duur is, moet ik het zelf blijven doen. Dan ga ik het leuker maken. Bijvoorbeeld na het bijwerken van mijn mailbox mag ik mezelf trakteren op 10 minuten doen waar ik zin in heb.
Mocht je nou een perfectionist zijn… zet dan direct bij iedere activiteit hoeveel tijd het je kost. Dat geeft nog meer inzicht. Het laat je zien of er verschil is tussen hoeveel uur je wilt werken… en hoeveel uur je werkelijk werkt. Niet altijd leuk om te ontdekken, maar wel behulpzaam. Nu weet je immers waar je jouw kostbare tijd aan besteed. En of dat wel zo effectief is. Doe je wel de juiste dingen? Want een lange to-do lijst ontstaat ook door simpelweg teveel dingen willen doen. Als ondernemer vind je het nou eenmaal leuk om iets te doen. Nooit gebrek aan werk. 🙂
Planning en actie met structuur
Dat is wat mij het meeste helpt. Om die juiste dingen te plannen. Ruim te plannen is nog beter. Bij nieuwe dingen altijd 2x zo veel tijd als je denkt nodig te hebben. Meestal is zelfs dat nog te weinig. Maar dan heb je een groot deel van kunnen doen. En het helpt natuurlijk ook om minder perfectionistisch te zijn. Als het 80% af is, vraag jezelf dan of het nu misschien al goed genoeg is. Voor klanten ben je geneigd om ‘nee’ te zeggen. Maar als je het dan aan hen voorlegt, zijn ze meestal al heel tevreden. Stuur direct bij waar nodig. Scheelt ook weer in tijd. Dus niet altijd verkeerd om tussentijds even te controleren of je nog steeds het juiste doet.
Tot slot nog 2 tips. ‘Nee’ zeggen! Doe het zo vaak mogelijk. Niet omdat je egoïstisch bent en alleen tijd aan jezelf wilt besteden. Je zegt ‘nee’ omdat je weet dat het een onmogelijke deadline is, of omdat het buiten je expertise valt, of gewoon omdat je er echt geen tijd voor hebt. Dat brengt me bij mijn 2e tip. Vraag jezelf niet alleen af of je iets moet doen, maar ook of je het NU moet doen. Meestal kunnen dingen wachten. Overleg het met je klant en laat jezelf aangenaam verrassen door de ruimte die opeens ontstaat in je agenda en daarmee ook in je hoofd.
Waar herken jij jezelf in? Welke valkuilen komen ook regelmatig op jouw pad? Welke mogelijkheden zie je na het lezen van dit blog? Geef hieronder je reactie. Net zoals jij het herkent en geïnspireerd bent om het anders te gaan doen, zo kun ook jij een ander met jouw verhaal inspireren. Ook namens hen, alvast bedankt.
Geschreven door Eleonora van Grinsven.