Doe jij het wel veilig als zzp’er?
Steeds vaker kom je tegen, zzp’ers die het onveilig doen. Ze beweren dat een vluggertje geen gevaar oplevert en dat wisselende contacten toch niet zo risicovol zijn als ze denken. We noemen ze in de volksmond ook wel ZOA’s (zelfstandig onhandige arbeiders). Van die figuren die vinden dat een mondelinge afspraak ook wel prima is, of ze wonen in een dorp en daar gebeuren dat soort dingen niet. Ik heb het dan natuurlijk over zzp’ers die geen offertes maken, modelcontracten opstellen of algemene voorwaarden hanteren. Of gratis algemene voorwaarden ergens op internet downloaden, ze half invullen, opslaan en denken dat het wel voldoende zal zijn. Echter “vergeten” de algemene voorwaarden ter hand te stellen of te deponeren bij de Kamer van Koophandel waardoor het bewijskracht verloren gaat.
Als directeur van de VZZP kom ik het regelmatig tegen dat onze leden juridisch niet sterk staan omdat ze het onveilig hebben gedaan. Onderstaande geef ik je enkele tips om te zorgen dat jij wel veilig gaat ondernemen als zzp’er.
Het start met een goede offerte
De basis van het veilig ondernemen is het maken van een offerte welke akkoord kan worden bevonden door jouw klant. Zorg dat alle afspraken goed worden vastgelegd, verwijs in je offerte naar jouw algemene voorwaarden en leg alvast de betalingscondities vast in de offerte. Specificeer de werkzaamheden en eventueel gebruikte materialen om discussie te voorkomen. Noteer ook duidelijk de periode waarbinnen je de klus gaat klaren of de artikelen gaat leveren.
Waar moet een offerte uit bestaan?
Anders dan bij een factuur zijn er weinig (wettelijke) voorschriften waaraan een offerte moet voldoen. Uiteraard bestaat een offerte wel uit een aantal vaste onderdelen. Verder ben je helemaal vrij. Bovenal geldt: een offerte moet duidelijk maken dat je de vraag van de klant begrijpt. En dat jouw dienst of product het juiste antwoord op die vraag is. Een goede offerte is niet te kort, want dan lijkt het alsof jouw dienstverlening weinig om het lijf heeft. Maar hij is ook niet te lang. Je opdrachtgever moet er niet bij in slaap vallen. Daarnaast is een offerte persoonlijk, je schrijft toe naar de situatie van de klant en refereert aan het gesprek wat jullie eerder hadden. Een “doodzonde” is om met zoek-en-vervang een standaardofferte aan te passen. Laat ook zien wie jij bent! Heb je een creatief product of een creatieve dienst? Zorg dan ook voor een creatieve offerte.
Onderstaande tips kunnen je helpen bij het maken van een ijzersterke offerte:
- vermeld duidelijk de naam van je opdrachtgever en contactpersoon;
- maak duidelijk dat het om een offerte gaat en voor welke dienst/product het is;
- laat zien dat je de vraag van de klant hebt begrepen. Vat de vraag van de klant samen en refereer aan je eerdere contact. Dit maakt de offerte persoonlijker;
- geef aan waarom jij dé oplossing in huis hebt. Zeg iets over je ervaring, je kennis van de doelgroep en de bijzonderheden van jouw bedrijf. En leg uit waarom dit helemaal aansluit op de wensen van je opdrachtgever;
- schrijf vanuit het perspectief van de klant en geef aan wat de voordelen zijn voor de klant. Niet: ‘wij bezorgen gratis’, maar ‘u krijgt (…) kosteloos thuisbezorgd’;
- vermeld welke afspraken en voorwaarden overeengekomen zijn. Dit voorkomt onduidelijkheid achteraf;
- maak een begroting zo inzichtelijk mogelijk en leg goed uit wat je precies doet voor die prijs. Dit zorgt ervoor dat je klant jouw offerte kan vergelijken met andere offertes qua diensten én qua kwaliteit. Het voorkomt dat je klant alleen op prijs kan vergelijken;
- als je korting geeft: geef dat dan duidelijk aan, geef ook aan dat het een eenmalige korting betreft. Hiermee voorkom je dat je er ook voor volgende opdrachten aan vast zit;
- print de offerte op eigen briefpapier, waarop ook alle relevante bedrijfsgegevens staan;
- zorg voor een dagtekening met plaats;
- refereer aan eerder contact en maak duidelijk dat je op verzoek van de klant je offerte indient;
- handig is, om een offerte te sturen die direct ondertekend kan worden door je klant. Dan heb je meteen de opdracht binnen. Bij grote en ingewikkelde maatwerkopdrachten kun je een offerte op hoofdlijnen maken en daarna onderhandelen over een gedetailleerd contract;
- sluit af met een persoonlijke boodschap, die de klant tot actie prikkelt;
- voeg je algemene voorwaarden toe, vermeld je betalingsvoorwaarden en verwijs daarnaar in je offerte.
Zorg voor sluitende algemene voorwaarden
De meeste zzp’ers downloaden gratis voorwaarden, passen ze iets aan en denken daarmee klaar te zijn. Echter gratis voorwaarden zijn niet toereikend voor de branche waar je in beweegt. Ieder beroep heeft weer andere risico’s waar je in de voorwaarden rekening mee moet houden. Mijn advies is om voorwaarden op maat te laten maken of in ieder geval de voorwaarden die je hebt gemaakt te laten controleren door een jurist.
Onderstaand nog een aantal tips:
- deponeer jouw voorwaarden via de Kamer van Koophandel.
- stel jouw voorwaarden ter hand of nog beter laat jouw klant tekenen voor gelezen, dat kan bijvoorbeeld ook met een elektronische handtekening
- werk eens per jaar jouw voorwaarden bij
- let ook op de zwarte- en grijze lijst voor algemene voorwaarden
- Kom naar een van de zzp ROADSHOWS of de zzp BOOST op 12 september, je krijgt er veel waardevolle informatie.
Conclusie
Wil jij het veilig ondernemen? Zorg dan voor een duidelijke offerte of opdrachtovereenkomst en sluitende algemene voorwaarden. Wil je hulp bij deze materie, overweeg dan een lidmaatschap van de VZZP. Wij bieden hulp bij de controle of helpen je met algemene voorwaarden op maat tegen een goede korting.
Door: Martijn Pennekamp – directeur VZZP