Zzp’ers zijn er niet eensgezind over maar ik zelf ben er dol op: factureren. Factureren is de hoogmis van het ondernemen. We doen het natuurlijk niet alleen voor het geld. Maar het sturen – en belangrijker nog – het betaald krijgen van een factuur is het einde van een zakencyclus. Jij hebt een klant geboden wat hij zocht en krijgt daarvoor de afgesproken prijs als omzet. En die omzet heb jij weer nodig om te leven als mens, maar ook om goed te zorgen voor je bedrijf in de toekomst. Omzet is immers niet alleen salaris maar ook de basis om jouw onderneming financieel gezond te maken. Ga samen met zzp NOB BOOST aan de slag!
De factuur de deur uit …
Factureren is een onderdeel van de administratie. En dat maakt het voor sommige zzp’ers meteen niet het leukste onderdeel van ondernemen. Facturen moeten wettelijk gezien voldoen aan een aantal eisen, omdat de belastingdienst ze anders niet erkent. Zo moet een wettelijk erkende factuur onder meer jouw bedrijfsgegevens inclusief KvK en BTW nummer bevatten, de datum, gegevens van de klant, een duidelijke nummering van volgorde, het BTW tarief. Als je een voorbeeld zoekt van een factuur, kijk dan eens naar dit Startersmagazine van de KVK over factureren.
Grip op je omzet, van levensbelang
Als je net als ik een redelijk overzichtelijke facturenstroom hebt, kun je facturen in MS Word of Excel maken. Zorg dat je de facturen netjes in een mapje zet, zowel digitaal als op papier. En dat je een overzicht maakt in bijvoorbeeld Excel waarin de genummerde facturen met betalingstermijn in een lijst staan. Dat geeft je grip op een aantal belangrijke zaken. Hoe hoog is je omzet? Welke klanten hebben al betaald en welke nog niet? Hoeveel BTW moet je reserveren? En wat reserveer je voor belasting? Heb je nog andere reserves nodig en waarvoor?
Zonder overzicht op je financiën kun je aardig nerveus worden, er zelfs van wakker liggen. Ik kwam laatst een metselaar tegen met een liquiditeitsprobleem omdat hij nog zeker 15 facturen niet had opgesteld. Dan heb je dus een gezond bedrijf maar door slechte administratie maak je het ziek. Dat is natuurlijk doodzonde!
Zelf geen boekje? Laat je helpen!
Hoewel mijn administratie behoorlijk gemakkelijk te overzien is, heb ik toch een boekhouder. Dat kost me een paar centen maar levert meteen weer tijd en rust op. Zo draag ik er zorg voor dat mijn onderneming financieel gezond is en blijft. En de tijd die ik overhoud gebruik ik weer om te kunnen ondernemen en te doen waar ík goed in ben. Een aanrader dus!
Daarnaast is het bij meer complexe of grote aantallen facturen en inkoopmanagement verstandig om een boekhoudprogramma aan te schaffen. Deze programma’s hebben als grote voordeel dat ze veel zaken voor je klaar zetten. Boekhouden is daardoor minder opzoeken en uitzoeken en meer invullen en opslaan van cijfers, geldstromen en genereren van facturen of overzichten. De markt voor deze programma’s is erg divers. Wanneer je interesse hebt om boekhoudpakketten voor zzp’ers te vergelijken, dan kan dat bij ikwordzzp’er. Spreek ook met andere zzp’ers over hun ervaringen met boekhouders of -programma’s, bijvoorbeeld op lokale zzp events via de zzp BOOST experts. Op die manier kun je hun ervaringen vergelijken met jouw behoeftes.
Geld op de rekening, en dan … hoe maak je je onderneming financieel gezond?
Of je jouw boekhouding nu zelf doet of juist uitbesteedt, zorg dat je overzicht houdt op je financiën. De grootste fout die zzp’ers maken is dat ze menen dat hun omzet hun salaris is. Zzp’ers krijgen meer op hun bankrekening dan mensen in loondienst, maar dat heeft een reden. Anders dan loondienstwerkers moeten zzp’ers zelf reserveren voor een groot aantal dingen om hun bedrijf gezond te houden. Denk daarbij aan de volgende zaken:
BTW, meestal 21% van je omzet, soms 9% en soms 0%. Bekijk op de site van de belastingdienst hoe je BTW kunt doorberekenen aan je klanten. Houd dit bedrag apart van de som die je op je bankrekening krijgt, want elke 3 maanden moet je BTW afrekenen
- Inkomstenbelasting en bijdrage ziekteverzekeringswet (ZVW). Wil je hier meer weten over weten, hoeveel je als zzp’er moet gaan betalen, kijk dan eens op de site ik ga starten. Reserveer van je verwachte omzet een geschat bedrag dat je aan belasting en ZVW moet betalen als je nog geen voorlopige aanslag krijgt van de Belastingdienst. Krijg je wel een voorlopige aanslag? Kijk dan of het bedrag overeenkomt met wat je verwacht te moeten betalen met de omzet die je waarschijnlijk gaat boeken in een boekjaar.
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering of Broodfonds, die je afsluit zodat je ook bij ziekte inkomen hebt. Je hebt immers geen recht of uitkeringen van het Rijk dus moet je zelf dit vangnet organiseren en betalen.
- Af te betalen schulden, reserveringen voor inkoop of investeringen. Zorg dat je altijd voldoende liquiditeit (‘geld op de bank’) hebt zodat je kortlopende verplichtingen kunt voldoen die nodig zijn om je leveranciers te betalen of broodnodige investeringen kunt doen voor je bedrijf. Daarmee zorg je voor continuïteit.
- Vakantiegeld, spek op de ribben, oudedagsreserve (ODR). Dit zijn geen verplichtingen, maar bedenk wel dat je vaak los van je gewone salaris extra geld nodig hebt. Bijvoorbeeld voor vakanties of later als je minder of niet meer werkt (pensioen). En natuurlijk dat je er rekening mee houdt dat de markt wel eens tegen kan zitten. Vooral zzp’ers die werken in branches die ‘niet op kunnen’ (ICT, bouw, techniek) worden soms overmoedig. Ze reserveren weinig voor een tijd dat het onverwacht toch eens minder is.
Met deze lange lijst hebben we nog niet eens alles op een rij. Maar het geeft wel aan dat wat je op je bank krijgt veel meer is dan dat je jezelf aan salaris geeft. Plus dat je goed in de gaten moet houden dat je op tijd betaald krijgt. Doe je dat niet, dan kunnen financiële problemen zich snel opstapelen.
Wanbetaling of schulden, en dan …
Nederlandse ondernemers praten niet graag over schulden of wanbetaling in hun bedrijf. En zzp’ers zijn daar geen uitzondering op. Toch is het verstandig om snel aan de bel te trekken. Dat kun je deels zelf doen door met leveranciers of de belastingdienst afspraken te maken over betalingstermijnen en bedragen. Daarnaast zijn er bij jou in de buurt veel partijen waar je kunt aankloppen en raad ik je aan dat echt te doen als je merkt dat je financieel vastloopt.
- Allereerst kan je bij jouw gemeente terecht bij de BBZ als het gaat om schulden, eventuele sanering en inkomen. Je krijgt daar niets cadeau maar wel een reikende hand in noodgevallen.
- Daarnaast is in Noordoost Brabant Over Rood actief. Bij Over Rood helpen (voormalig) ondernemers zzp’ers die zijn vastgelopen. Ben je als zzp’er benieuwd wat Over Rood voor je kan betekenen kijk dan eens op hun site en wellicht heb jij een coach die je helpt bij bedrijfsproblemen en schulden.
Lekker ondernemen met grip
Als je grip hebt op jouw facturen en financiën zit je lekker in je vel en in je bedrijf. Zorg daarom dat je jouw zaken vanaf het begin op orde hebt en houdt. Zeker als het niet je hobby’s zijn. Verzamel de juiste kennis en professionals om je heen zodat je grip hebt en grip houdt!
Heb je nog vragen over facturen, boekhouding en belastingen? Stel ze dan aan onze zzp NOB BOOST expert Desirée Krijgh-Spijkers.
Over zzp NOB BOOST
ZzpnobBOOST is een project van Werkgeversservicepunt Noordoost Brabant en de provincie Noord-Brabant voor zzp’ers uit Noordoost Brabant. We slaan een brug naar de overheid, organiseren events en helpen zzp’ers met een hulpvraag op weg. Dus hou onze agenda in de gaten! Voor meer informatie over het project neem je via onze website contact op met projectleider Frank Pijnenburg.