Algemene voorwaarden: niet sexy, wel noodzakelijk! (en altijd maatwerk)

zzp NOB BOOST zegt: Algemene voorwaarden, noodzakelijk en altijd maatwerk!
Algemene Voorwaarden: altijd maatwerk!

Eerlijk is eerlijk: algemene voorwaarden zijn niet bepaald sexy of populair. Ik heb nog niet meegemaakt dat iemand zei: “ik ga lekker vanavond eens even de kleine lettertjes lezen die bij het koopcontract horen. Dan weet ik tenminste waar ik mijn handtekening onder zet”. Ook het opstellen van algemene voorwaarden wordt meestal gezien als een taaie klus. Maar als er zich problemen voordoen – zoals in deze Coronatijd, waarbij opdrachten zomaar worden stopgezet en klanten niet betalen-, dan voel je opeens de waarde van algemene voorwaarden. Die beschermen jouw onderneming namelijk! Niet sexy maar wel belangrijk dus. Daarom 6 Tips voor algemene voorwaarden voor zzp’ers:

Tip 1: Algemene voorwaarden zijn super handig, ook voor zzp’ers!

Het is niet verplicht om algemene voorwaarden op te stellen, maar ze zijn wel super handig en schelen je tijd. Je legt er namelijk basis afspraken in vast die bij elk contract dat je sluit terug komen. Je stelt ze op om ten eerste de opdracht goed te laten verlopen maar vooral ook om je bedrijf te beschermen voor het geval er zich problemen voordoen. De opdrachtgever is niet tevreden, wil niet betalen, of wil opeens de opdracht stopzetten. Wat dan? Met goede algemene voorwaarden heb je hier al van te voren over nagedacht hoe dit opgelost moet worden. Eenmaal opgesteld, dan hoef je daar niet meer over na te denken. Een gerust gevoel.

Tip 2: Pluk algemene voorwaarden niet van internet

Het lijkt zo handig, even google-en en spieken bij een concullega welke algemene voorwaarden daar worden gebruikt en deze overnemen. Maar dit is niet verstandig, omdat je dan niet weet of het wel de juiste algemene voorwaarden zijn en of deze voorwaarden juist jouw bedrijfsbelangen beschermen. De kans is groot dat je er niet zoveel aan hebt, of dat zij onvolledig zijn.  Elk bedrijf en aangeboden dienst of product is anders en de algemene voorwaarden hebben alleen maximale werking als zij hierop worden afgesteld.  Het is dus altijd maatwerk.

Tip 3: Niet onredelijk bezwarend

Je kunt niet zomaar alles opnemen in algemene voorwaarden. De voorwaarden mogen namelijk niet ‘onredelijk bezwarend’ zijn, zo zegt de wet. Daarbij maakt het uit of je een contract sluit met een andere zakelijke partij of met een particuliere klant. Consumenten worden in de wet beschermd door de zogenoemde zwarte en grijze lijsten. De voorwaarden die hierin staan zijn niet toegestaan en kunnen vernietigd worden door de consument. Voor contracten met zakelijke partijen (B2B) is er meer toegestaan. Maar ook daar zijn regels aan gebonden. Wat wel en niet is toegestaan kun je laten toetsen door je jurist.  

Tip 4: Verklaar de algemene voorwaarden van toepassing!

Je klant hoeft niet altijd apart in te stemmen met jouw algemene voorwaarden. Als hij instemt met de offerte of opdrachtbevestiging, dan horen daar de algemene voorwaarden bij. Maar dan is het cruciaal dat je deze voorwaarden wel van toepassing hebt verklaard op deze offerte of dit aanbod! Daarom zet je in je offerte, hoofdovereenkomst en opdrachtbevestiging het volgende:

‘Op al onze overeenkomsten zijn de algemene voorwaarden van (Ondernemer) van toepassing.’

Tip 5: Zorg dat je de algemene voorwaarden goed toepast (anders heb je er nog niets aan)

Ok, je hebt als zzp’er de juiste algemene voorwaarde opgesteld. En je hebt de voorwaarden van toepassing verklaard in de offerte of hoofdovereenkomst.  Maar dan ben je er nog niet. Om de voorwaarden ook in werking te laten treden moet je ze op de juiste manier kenbaar maken aan de andere partij. Doe je daarin iets fout, dan zijn de voorwaarden simpelweg niet van toepassing en heb je er dus niets aan. Dit doe je als volgt:

1) Overhandig de algemene voorwaarden voordat je de overeenkomst sluit. Handig is om bij de offerte die je per mail stuurt ook de algemene voorwaarden in een pdf bij te sluiten. Bij een papieren offerte overhandig je meteen de algemene voorwaarden. Of je laat ze op de achterzijde van de offerte drukken. Maar vergeet ook in dat geval tip 4 niet!

2) Werk je met een digitaal orderproces? Laat de klant dan actief instemmen met de algemene voorwaarden, zodat er geen twijfel over kan bestaan of de voorwaarden al dan niet van toepassing zijn. Dit kan met een aanvinkhokje dat verplicht aangeklikt moet worden voordat de bestelling geplaatst kan worden.  Natuurlijk plaats je daarbij je hyperlink naar jouw algemene voorwaarden. Dat ziet er zo uit:

ja,  ik ga akkoord met de algemene voorwaarden van LOUTERarbeidsrecht

3) Werk je met een papieren offerte en wil je verwijzen naar je online algemene voorwaarden? Neem dan in de offerte het volgende op:

U stemt in met verwijzing naar de algemene voorwaarden op onze website via de volgende hyperlink: …. https://www.louterarbeidsrecht.nl/algemene-voorwaarden/.

Tip 6: Zorg ervoor dat de algemene voorwaarden makkelijk te vinden zijn

Het is handig om je algemene voorwaarden op je website te plaatsen, want dan kun je ook in e-mail correspondentie makkelijk verwijzen door een duidelijk herkenbare hyperlink te gebruiken. Voorbeeld: Onze algemene voorwaarden vind je hier.

De klant kan de voorwaarden printen, opslaan en ook later nog kan inzien als hij dat wilt. Let op: alleen verwijzen naar je homepage is niet voldoende!

Bekijk ook het video interview met Leonore in ’t Hout en volg zzp NOB BOOST ook op Youtube.

Meer weten over algemene voorwaarden voor zzp’ers?

Ik hoop dat je aan de slag gaat met je algemene voorwaarden. Daarmee laat je zien dat je je bedrijf serieus neemt en dat je je eigen belangen wilt beschermen. Wil je meer weten, neem dan contact op.

De kleine lettertjes:

Deze blog bevat algemene informatie en is niet gericht op specifieke, individuele gevallen. De informatie uit deze blog kan dan ook niet als juridisch advies worden aangemerkt. Mocht je vragen hebben over een eigen specifieke situatie, neem dan contact op met Leonore in ’t Hout van LOUTERarbeidsrecht.